Einkaufssoftware für den Mittelstand im Check: Coupa

Einkaufssoftware für den Mittelstand – mittelständische Unternehmen kämpfen mit den gleichen prozessualen Herausforderungen wie Konzerne. Aufgrund geringerer Skaleneffekte fallen ineffiziente Abläufe und Workarounds sogar noch stärker ins Gewicht. Jetzt, wo die Corona-Krise die Lieferketten weiterhin auf die Probe stellt, wird umso deutlicher: Der Einkauf im Mittelstand braucht Tools, die ihn operativ entlasten und in seinen Kernfunktionen effektiv unterstützen. Viele Anbieter legen mittlerweile ihren Fokus auf mittelständische Einkaufsorganisationen und bieten Lösungen mit entsprechendem Portfolio und schlanker Preisgestaltung. Unter die Lupe genommen haben wir die „Business Spend Management Plattform“ von Coupa.

Funktionen

Bereits in ihrem Basispaket deckt das System end-to-end den operativen Beschaffungsprozess ab (P2O) und bietet Bedarfsträgern, Genehmigern, Einkauf und Kreditorenbuchhaltung eine einheitliche Umgebung. Alle ausgabenbezogenen Geschäftsprozesse laufen damit in einem System. Über weitere Module lässt sich der komplette I2P-Belegfluss (Rechnungseingang bis Bezahlung) abbilden. Das Basispaket umfasst folgende Funktionen:

  • Bedarfe,
  • Genehmigungen,
  • Einkaufsbearbeitung,
  • simple Marktanfragen,
  • Bestellungen,
  • Wareneingangsbuchungen,
  • Rechnungseingang und -Erfassung,
  • Rechnungsfreigabe (manuell und automatisiert),
  • Spesen/Geschäftsausgaben/Belegeingabe und -verwaltung (als Ad-on oder Teil des Basispakets)

Hinzu kommen E-Procurement-Funktionen für den strategischen und taktischen Einkauf sowie den Zahlungsprozess:

  • Ausschreibungen und Auktionen,
  • Vertragserstellung und -verwaltung,
  • Lieferantenmanagement,
  • Ausgabenanalyse,
  • Zahlungsabwicklung (auch inklusive finaler Zahlungsfunktion).

Technologie und Integration

Die Coupa-Kernfunktionen P2P und Spesen sind in einem einheitlichen Quellcode entwickelt und ermöglichen einen Belegfluss ohne Systembruch. Die (durch Zukäufe und Zusammenschlüsse) hinzugekommenen Module (E-Sourcing, Zahlungsabwicklung) sind über die einheitliche Benutzeroberfläche und Datenbasis ebenfalls tief integriert. Die Entwicklungszyklen sind mit drei „Major-Releases“ pro Jahr bei Coupa verhältnismäßig kurz.
Zur Integration der P2P-Module empfiehlt Coupa den Einsatz einer Middleware, unter anderem um die Datenfelder zwischen Quell- und Zielsystem zu mappen und anzureichern sowie den Datenfluss auch mit Blick auf IT-Security-Anforderungen zu überwachen. Ebenfalls möglich ist eine direkte Integration der Module in das ERP-System per SFTP und REST-APIs. So sind Integrationen u.a. zu SAP, Netsuite und Oracle möglich.
Die Lieferanten werden über das kostenfreie Supplier Portal oder direkt per cXML angebunden und können darüber selbst ihre Stammdaten pflegen, Kataloge verwalten, Bestellungen, Rechnungen und Leistungsscheine einsehen, erstellen und bearbeiten. Genug Varianten für den Austausch ausgabenbezogener Dokumente und Informationen sind vorhanden.
Interessant ist der so genannte „Invoice-Flip“, über den Lieferanten eingehende Bestellungen ganz einfach per Mausklick in Rechnungen umwandeln können. So lässt sich die Masse an kleinen und kleinsten Lieferanten gut auf den elektronischen Weg mitnehmen.

Implementierung

Da Coupa nicht selbst implementiert, wird die Software mit Implementierungspartnern eingeführt, die alle branchen- und unternehmensspezifischen Details konfigurieren. Für Konfiguration und Implementierung sollte man acht bis 16 Wochen ansetzen. Weitere (Programmier-)Aufwände entstehen nicht, da das System ausschließlich im Standard ausgerollt wird.
Es gibt drei Implementierungs-Stufen: vom einfachen Szenario bis zur intensiven Begleitung u.a. über gemeinsame Workshops. Interessant ist: In Abhängigkeit vom Budget können Sie zunächst nur einen initialen Anwendungsfall live schalten, den Sie sukzessive – und unabhängig vom Implementierungspartner – durch eigene, auf das System geschulte Mitarbeiter optimieren, anpassen und erweitern.

Betrieb

Im Betrieb überzeugt das Tool mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die leicht zu verstehen und zu nutzen ist. Aus unserer Sicht handelt es sich um ein modernes System mit „smarten“ Funktionalitäten. Hinter der Applikation steht eine rege Anwender-Community, die sich über verschiedene Portale zu allgemeinen und spezifischen Fragestellungen und Lösungsansätzen austauscht und die Vorschläge bewertet. Die Bewertung fließt in die Release-Planung ein.
Interessant ist auch das Konzept „Value as a Service“: Über eine individuelle Erfolgsmatrix vereinbaren Sie mit Coupa relevante Kennzahlen, deren Erfüllungsgrad das System (gegen Ihre eigene Performance und den Durchschnitt der Top-Coupa-Kunden) misst. Daraus leiten Coupa-Value-Mitarbeiter erforderliche Maßnahmen zur Optimierung ab und setzen diese im System um.

Pricing

Die Lizenz-Gebühren sind fair und zeigen, dass der Anbieter die Budgetanforderungen mittelständischer Unternehmen berücksichtigt. Mit den flexiblen Implementierungspaketen lässt sich die Lösung auch ohne großes Investment als Einkaufssoftware für den Mittelstand einführen.

Mittelstandstauglichkeit

Zusammenfassend können wir sagen: Coupa ist als Einkaufssoftware für den Mittelstand geeignet. Funktional und technologisch bringt Coupa alles mit, was der mittelständische Einkauf braucht. Sind die Grundprobleme gelöst, lassen sich weitere Module ergänzen, um freie Ressourcen und Transparenz im Beschaffungsprozess zur Hebung weiterer Mehrwerte zu nutzen.
Coupa beschäftigt weltweit mehr als 3000 Mitarbeiter*innen – davon rund 250 in der DACH-Region – so dass für die Pre-Sales-Phase und durch die Zusammenarbeit mit Implementierungspartnern auch die Konfiguration deutschsprachige Ansprechpartner gegeben sind. Integrationsthemen hingegen sollten mit Coupa direkt erarbeitet werden. Foren und Onlineschulungen sowie der direkte Kontakt mit Integrations-Spezialisten sind in englischer Sprache. Das sollte bei der Systemauswahl berücksichtigt werden.

„Eine Midmarket-Lösung für Mittelständler, die bereit sind, sich von alten Prozessen zu lösen, neue Ansätze zu verfolgen und sich dabei einem Standard bedienen wollen.“