Wenn Bedarfsträger Materialien über elektronische Kataloge ordern, werden sie de facto zu Einkäufern. Diese Veränderung sollte der Einkauf mit Bedacht und Verantwortung steuern. Denn längst nicht jede eLösung wird so konsequent genutzt, wie sie sollte.
Onlineshoppen kann jeder. Längst ist der Klick auf den elektronischen Warenkorb zumindest privat für uns eine Selbstverständlichkeit. Im beruflichen Umfeld ist das Erzeugen einer Bedarfsanforderung nicht immer so einfach. Es sei denn, der operative Einkauf läuft digital und die Fachbereiche bestellen direktes und/oder indirektes Material über elektronische Kataloglösungen.
Stakeholder eng einbinden
Online-Bestelllösungen machen den Griff zum Telefon oder das Schreiben von Mails, um bei den gewohnten Lieferanten direkt oder über den Einkauf zu bestellen, obsolet. Eigentlich super, möchte man meinen. Dennoch werden längst nicht alle elektronischen Kataloglösungen in Unternehmen tatsächlich so konsequent und durchgängig genutzt. Neben einem nutzerfreundlichen und effektiven System ist die Einbindung der Stakeholder von Beginn an zentral.
Durch elektronische Kataloge werden Bedarfsträger gemäß den im System hinterlegten Rahmenbedingungen de Facto zu Einkäufern. Diesen Change-Prozess sollte der Einkauf mit Bedacht und Verantwortung steuern und begleiten. Denn der Erfolg der operativen Lösung hängt vor allem von ihrer Nutzung ab. In den Auswahl- und Einführungsprozess sollte man die Bedarfsträger deshalb auf jeden Fall eng integrieren.
Gleiches gilt für die IT. Die IT-Anforderungen an die Digitalisierung des operativen Einkaufs bilden eine eigene Dimension. Das Votum der IT-Abteilung insbesondere zur Integration der operativen Einkaufslösung in die vorhandene Infrastruktur, zur IT-Sicherheit und zur Datensicherheit ist maßgeblich.
Klären Sie zudem, wer den First- und Second-Level-Support zur Verfügung stellt, denn nicht selten ist die eigene IT im Falle von Störungen der erste Ansprechpartner. Wenn Anwender ein Problem haben, ist es entscheidend, dass sie wissen, wer ihnen schnell und kompetent helfen kann, damit sie die Systeme weiter konsequent nutzen.
Live-Demo reicht nicht aus
Die Auswahlentscheidung für eine operative Einkaufslösung hat einen fundamentalen Charakter. Sie muss umfassend bewertet und einem eingehenden Proof of Concept unterzogen werden. Allein auf Basis von Live-Demonstrationen durch den Systemanbieter zu entscheiden, ist bei Weitem nicht ausreichend – im Gegenteil. Der Besuch von Referenzkunden, die die Lösung ähnlich einsetzen, ist zwingend. Nur so erhalten Sie neben der Usability auch einen Eindruck von der praktischen Einsatz- und Leistungsfähigkeit der eSolution.
Nicht zuletzt sollte Ihnen der Lösungsanbieter eine Testumgebung zur Verfügung stellen, in der Sie unlimitiert arbeiten und Funktionalitäten überprüfen können.
Die Erfahrung zeigt, je einfacher, schneller, intuitiver und nutzbringender die Lösung anzuwenden ist, umso häufiger und intensiver werden die User sie auch ohne Restriktionen der Governance nutzen.
