Inkonsistente Stammdaten, ineffiziente Prozesse: Wer den Einkauf digitaler machen will, muss seine Hausaufgaben machen. Dann winken Savings durch Bündelung und Einsparungen auf Prozessebene.
Effektivität und Geschwindigkeit sind die Haupttreiber, wenn es um die Digitalisierung des Einkaufs geht. Ein weiterer Treiber sind die Daten, die entlang der Lieferkette entstehen. Die Basis jedes Digitalisierungsprojektes ist deshalb eine gute Stammdatenqualität.
Prozesse immer updaten!
Auch die Prozessgüte entscheidet darüber, welchen Nutzen die Digitalisierung bringt. Schlechte, etablierte Prozesse werden durch neue Tools nicht besser – und generieren dann auch nicht die erwarteten Einsparungen in den Prozesskosten! Trotzdem werden immer wieder Abläufe weitgehend unverändert in digitale Lösungen überführt. Ein digitaler Prozess, der in die falsche Richtung läuft, kann jedoch die mit ihm verbundenen Ziele gar nicht erfüllen.
Bevor Sie Ihren Einkauf und Ihre Stammdaten digitalisieren, sollten Sie deshalb alle Beschaffungsprozesse im Sinne der Strategie und ihrer Funktion überprüfen und gegebenenfalls neu aufsetzen. Diese Reihenfolge ist wichtig: Denn sind die Prozesse erst einmal im System verankert, sind Anpassungen nur mit viel Aufwand möglich und mit kostspieligen Änderungsanforderungen verbunden.
Passt der Prozessstandard der Software?
Einzelne System-Provider bieten einen etablierten Prozessstandard, den Sie für die Systemimplementierung nutzen können. Das erscheint gerade für kleinere Organisationen interessant – erspart es doch die aufwändige Prozessanalyse und Optimierung.
Trotzdem sollten Sie genau prüfen, ob und inwieweit der Systemstandard Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen entspricht. Das heißt, auch in diesem Fall führt oft kein Weg daran vorbei, die eigenen Abläufe kritisch auf den Prüfstand zu stellen, zu optimieren und in das Tool zu integrieren. Eine umfängliche Prozessdokumentation schafft zudem ein klares Prozessverständnis für alle Beteiligten und hilft später bei der Systemeinführung.
Wie gut sind Ihre Stammdaten?
Leider lässt die Datenqualität in vielen Unternehmen zu wünschen übrig. Doch ohne gute Datenbasis kein Big Data, und eigentlich nicht mal eProcurement. Diese Binsenweisheit schmerzt besonders im Einkauf, dessen Lieferantenstammdaten oft über eine heterogene Systemlandschaft verteilt sind.
Zudem ist angesichts zahlreicher Konzernverflechtungen und Aufkäufe vielen Einkäufern aktuell nicht immer klar, wieviel Volumen sie tatsächlich bei ein- und demselben Unternehmen beziehen. Mögliche Bündelungseffekte werden dadurch einfach verschenkt.
Stammdaten digitalisieren: Bereinigen Sie vor dem Umstieg!
Valide und einheitliche Kreditorenstammdaten sind jedoch alles andere als selbstverständlich. Studien zeigen, dass die wenigsten Unternehmen ihre Stammdaten regelmäßig abgleichen und wenn dann situativ. Ein übergeordnetes Masterdatenmanagement ist eher unüblich. Wenigstens die situative Datenbereinigung sollte aber vor dem nächsten Digitalisierungsschritt im Einkauf stattfinden! Dabei können erste erfolgreiche Automatisierungsansätze viel Arbeit sparen.