Mit Hilfe der richtigen digitalen Einkaufs-Tools werden Ausschreibung, Verhandlung und Vertragsmanagement effizient und transparent. Zudem hilft die damit verbundene Standardisierung des taktischen Einkaufs Ihrer Compliance Rate.
Die passenden Tools entlasten Sie im Arbeitsalltag
Spezifikation, Ausschreibung, Verhandlung und Vertragsgestaltung gehören zu den Kernkompetenzen des taktischen Einkaufs: Im Alltag entsteht dadurch allerdings sehr viel Aufwand für Sie und Ihre KollegInnen. Doch mit den richtigen Tools lassen sich diese taktischen Aufgaben deutlich effizienter und transparenter erledigen. Abgesehen davon hilft die Standardisierung Ihnen auch bei der Compliance.
Digital wird die Zusammenarbeit einfacher
Die taktischen Features in eProcurement-Lösungen wie z.B. coupa, Jaggaer oder onventis werden noch sehr eingeschränkt genutzt. Genauso wie Plattformen zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit in der Praxis aktuell eher selten zum Einsatz kommen. Dabei hängt die Güte einer Ausschreibung in hohem Maß von der Qualität der Spezifikation des Bedarfs ab. Oft erhält der Einkauf aber nur ungenaue Beschreibungen: auf die ein Hin und Her per Telefon und Mail mit der Fachseite folgt, bis die Spezifikation endlich den Anforderungen genügt.
Nie mehr unvollständige Spezifikationen
eLösungen führen die Bedarfsträger von Anfang an so durch die Spezifikation, dass alle relevanten Kriterien präzise beschrieben werden. Typische Anforderungen werden strukturiert abgefragt, notwendige Anhänge wie Zeichnungen direkt hochgeladen. Die warengruppenspezifischen Formulare lassen sich in vielen Systemen individuell anpassen.
Ausschreibungen automatisieren
Die Ausschreibung sollten Sie Ihren Lieferanten über verschiedene Kanäle zugänglich machen. Dabei sind mehrdimensionale Evaluierungsmatrizen wichtig, die Sie für die Bewertung der Angebote hinterlegen können. Einzelne Dimensionen können so nach interner Relevanz gewichtet und von verschiedenen Usern bewertet werden. Die Auswertung nach quantitativen Kriterien können Sie dann einfach automatisieren. Unter Berücksichtigung der zuvor gewichteten Entscheidungskriterien erhalten Sie dann über das System eine klare Vergabeempfehlung.
Neben klassischen Ausschreibungen bieten eLösungen die Möglichkeit von eAuctions. Je nach Bedarf eigenen sich jeweils andere Auktionsarten, deshalb sollte die eLösung möglichst viele Auktionstypen anbieten.
Compliance per System
Ein wesentlicher Mehrwert von eLösungen im taktischen Einkauf ist der transparente Vergabeprozess. Die digitale Dokumentation ermöglicht es, dass alle Entscheidungen rückwirkend nachzuvollziehbar sind. Das bedeutet, dass sich sämtliche Aktivitäten, jegliche interne und externe Kommunikation, alle Kommentare, Fragen und Antworten rekonstruieren lassen.
Verträge erstellen und managen
Taktische eLösungen vereinfachen auch die Vertragserstellung und das Vertragsmanagement. Als Basis dienen Vorlagen mit Standard-Klauseln. User unterschiedlicher Parteien können einzelne Vertragssätze bearbeiten, kommentieren und abändern. Versionenkontrollen erlauben es, Änderungen rückwirkend nachzuvollziehen. Freigabe und Unterzeichnung laufen über einen Genehmigungsworkflow. Elektronische Signaturen erfordern je nach Land unterschiedliche Sicherheitsmerkmale. Achten Sie deshalb darauf, dass die für Sie relevanten rechtlichen Anforderungen durch das System eingehalten werden. Auch der Vertragslebenszyklus lässt sich über diverse Monitoring- und Benachrichtigungsfunktionen verfolgen. Werden die operativen Bestelldaten eingespielt, können Sie über die eLösung den Erfüllungsgrad der Verträge überwachen.
Digitale Potenziale offenlegen und gezielt entwickeln
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